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滁州上元电脑培训丨永远收藏的Excel技能

2020-07-08 19:50 兴元设计
见过大神使用Excel的样子吗?两手上下翻飞,快捷键噼里啪啦,最关键的是这些功能大多都不是很难,想不想和他们一样成为真正的高手?一起来跟上元小编学一下吧。
高手都这么干!几个你必须收藏的Excel技巧
1、电话号码分段显示
解决方法:调整“单元格格式”
通过Excel记录电话号码,是很多办公室小伙伴的习惯,不过太长的电话号码在阅读时容易错列,解决的方法是每隔几位数增加一个空格(如“132 3025 3325”)。
不过传统手工修改比较耗费时力,而且由于修改动用了原数据,不利于其他模块调用。
正确的方法是,选中所有待修改的电话号码字段,右击并选择“设置单元格格式”,接下来在弹出对话框中选择“数字”→“分类”→“自定义”,将默认的“G/通用格式”更改为“000 0000 0000”即可。
经此设置后,所有已输入号码和新输入电话号码都会自动遵循“xxx xxxx xxxx”这一格式,且此操作只是修改了数字在Excel中的显示效果,对原数字没有任何更改。
2、复制可见单元格
有时我们会将一些敏感数据列隐藏,但在复制粘贴时,传统操作会将它们自动粘出,让人十分尴尬。其实这个问题归根到底就是一个如何复制可见单元格的问题。
正确方法是,选中包含有隐藏列的单元格区域,然后按下F5调出“定位”,接下来在定位对话框中点击“定位条件”选择“可见单元格”。接下来再用Ctrl+C、Ctrl+V即可避免复制上隐藏数据列了。
3、让“2”变成“2月”
平时我们在进行表格设计时,如果能在数据列中添加一些标识性文字,会更利于读者阅读(如“2月”、“3万元”等)。但传统的手工输入一来输入速度慢,二来也很容易导致公式调用出错。
正确的方法是,全选需要调整的单元格范围,右击并选择“设置单元格格式”,接下来在弹出对话框中选择“数字”→“分类”→“自定义”,在默认的“G/通用格式”后添加标识文字“月”即可。
4、让SUM函数自动包含新增行
SUM函数大家都用过,进行行列汇总时很方便。正确情况下,SUM可以自动识别表格中的新增行与新增列,比如你在一个已有表格中添加一组新行或新列时,下方(或后方)的SUM函数能够自动将新行(列)包含到统计范围内,实现自适应统计。
但有一种情况会比较特殊,即新增行(列)是由公式组成的,这种情况下SUM将不能自动更新统计范围,如果不是特别注意,很容易导致统计出错。
解决办法,是将原有“SUM(A:B)”修改为“SUM(A:INDEX(B:B,ROW()-1))”,其中ROW()-1用来提取当前行的上一行,即最后一位数据行。
INDEX用来提取区域中第N行数据,两者结合起来就是“INDEX(C:C,ROW()-1)”,即提取最后一位数据行中的数据。最终将上述公式代入原SUM函数内,以后无论再怎么添加行,都不会出现统计不更新的情况了。

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